北海道は広く、札幌はもちろん、十勝や道東、道北など、様々な地域のクライアントさんとお仕事をさせていただく機会がたくさんありますよね。さらに最近では、オンラインでの打ち合わせも増え、道外や海外のクライアントさんとやり取りすることも珍しくなくなりました。
そんな中、地味に手間がかかるのが「契約書のやり取り」ではないでしょうか？
- 依頼先の契約書が来るまで時間がかかる
- 対面で話せないから契約書の記入場所がわかりにくい
- 作った契約書をまた送るのが手間
- 紙の管理が面倒…
といった経験、ありますよね？
課題解決のため外部へ依頼する際、スキルや実績はもちろん、その対応力や信頼性も重要です。
契約書のやり取り一つにも、クリエイターの姿勢が現れるもの。
そこで今回は、クリエイターとの契約プロセスを効率化し、信頼感を高める「電子契約」という選択肢をご紹介します。
特に最近では馴染のあるGoogleドキュメントを使った電子契約の方法についてお伝えします。
目次
電子契約とは？
電子契約とは、紙の契約書ではなく、PDFなどの電子ファイルに「電子署名」というものを施すことで契約を締結することです。
簡単に言うと、紙の契約書にハンコやサインをする代わりに、データ上で「この契約書は本人（と確認できた人）が同意しましたよ！」という証拠を残すイメージです。
「難しそう…」「本当に法的に大丈夫なの？」と思うかもしれませんが、日本には**「電子署名法」**という法律があり、一定の要件を満たした電子署名は、紙の契約書と同等の法的効力を持つことが認められています。
電子契約を使うべき理由【メリット】
映像制作は、打ち合わせから撮影、編集、納品まで、クライアントとクリエイターとの間で密なコミュニケーションが不可欠です。契約書のやり取りを電子化することで、以下のようなメリットが生まれます。
- 遠方でも迅速な契約締結が可能
- コスト削減
- 効率的な業務プロセス
1.遠方でも迅速な契約締結が可能
特に北海道のように広大な地域では、クライアント様との離れた場所にいることが頻繁にあります。
従来の紙の契約書の場合、作成、印刷、押印、郵送、そしてクライアント様からの返送と、完了までに数日から場合によっては一週間以上かかることも珍しくありません。
電子契約を導入することで、この物理的な距離とそれに伴うタイムラグが解消されます。
クライアント様は、メールで送られてきた契約書のリンクをクリックするだけで、インターネット環境があれば「場所を選ばず、短時間で内容を確認し、電子署名を完了」できます。
これにより、契約締結にかかる時間を大幅に短縮し、プロジェクトを速やかに開始することが可能になります。
「契約書を早く締結して、すぐに制作・依頼を進めたい」というニーズに、迅速かつスマートにお応えすることができます。
2.コストを削減できる
電子契約は、契約締結に関わる様々なコストを削減します。
これは、特に複数の案件を並行して進める企業にとって、無視できないメリットとなります。
具体的には、以下のようなコストが削減可能です。
- 直接的なコスト:
- 契約書の印刷用紙代、インク代
- 郵送費（普通郵便、速達、内容証明など）
- 製本費用
- 収入印紙代（多くの場合、電子契約では不要となります）
- 間接的なコスト:
- 契約書を印刷、製本、封入、投函するといった一連の手作業にかかる人件費
- 過去の契約書を探す検索時間
- 物理的な保管スペースの維持費
これらのコストは、一件だけ見れば小さくても、年間を通して蓄積されると大きなリソースが必要です。
電子契約に切り替えることで、これらの費用や人的リソースを削減し、より効率的なビジネス運営を実現できます。
3.改ざん防止・契約履歴の管理などの高い信頼性
紙の契約書の場合、紛失や意図しない改ざんのリスクがゼロではありません。電子契約は、デジタル技術を用いることで、これに対し高いセキュリティと信頼性を提供します。
電子契約では、契約書ファイルに「電子署名」と「タイムスタンプ」が付与されます。
- 電子署名: 誰がその契約に同意したか（本人性）を証明します。
- タイムスタンプ: その電子署名がいつ付与されたか、そしてそれ以降、契約書の内容が**改ざんされていないか（非改変性）**を証明します。
これらの技術により、万が一契約書の内容が変更された場合でも、その事実を検知することが可能となり、紙の契約書よりも高いレベルでの改ざん防止を実現します。
さらに、多くの電子契約システムでは、契約書の作成から署名依頼、クライアント様の閲覧日時、署名完了日時といった契約に至るまでの一連のプロセスが詳細な履歴（監査証跡：Audit Trail）として記録・保管されます。これにより、「いつ」「誰が」「どのようなアクションを行ったか」が明確になり、契約の法的証拠力を一層強化し、後々の確認や万が一のトラブル発生時にも高い信頼性をもって対応することができます。
貴社との大切な契約が、安全かつ確実に締結・管理されることをお約束します。
電子契約を交わす具体的な方法は？
電子契約を始めるには、主に以下の2つの方法があります。
- 電子契約サービスを利用する: クラウドサインやDocuSignなど、様々な電子契約に特化したサービスがあります。機能が豊富で管理もしやすいですが、月額費用がかかる場合が多いです。
- Google Workspaceなどのツールを活用する: 普段使っているツールに電子署名機能があれば、それを利用する方法です。追加コストがかからず、手軽に始めやすいのが特徴です。
今回は、ビジネスでも皆さんが日頃から利用しているであろうGoogle Workspaceを使った方法に焦点を当ててご紹介します。
Google Workspaceで電子契約！PDFとドキュメントの違いは？
Google Workspaceでも、電子契約（電子署名）機能が利用可能です。
（※ご利用のGoogle Workspaceのエディションによって利用可否が異なります）
Google Workspaceで電子契約を行う場合、主にGoogleドキュメント、またはGoogleドライブにあるPDFファイルを使います。
- Googleドキュメントで作成・署名する場合:
- ドキュメント上で直接契約書の作成から署名フィールドの設置、署名依頼までを行えます。
- 共同編集の履歴なども残しやすいです。（ただし、契約締結後は内容の変更はできません）
- 署名プロセスの中で最終的にPDF形式で保存されることが一般的です。
- PDFファイルを読み込んで署名する場合:
- 既にPDFで作成済みの契約書がある場合に便利です。
- GoogleドライブにアップロードしたPDFファイルに対して署名リクエストを行えます。
- 署名後のファイルの変更はできません。
どちらの方法も可能ですが、既に契約書のひな形がPDFである場合や、最終版として内容を固定したい場合はPDF、Googleドキュメントで契約書を作成する過程から電子化したい場合はGoogleドキュメント、というように使い分けると良いでしょう。
Google Workspaceでの電子契約の流れ
Google workspaceを使って電子契約を交わす具体的な手順について解説します。
- 契約書の作成
- 電子署名リクエストの送信
- クライアントによる署名
- 契約締結・保管
STEP1│契約書の作成
最初のステップは、もちろん契約書の原本となるドキュメントを作成することです。私たちは主に、普段から使い慣れているGoogleドキュメントを使用して契約書を作成します。
この段階で重要なのは、後々のトラブルを防ぐため、以下の項目を含め、プロジェクトの内容を明確かつ具体的に記載することです。
- 制作する映像の具体的な内容（企画、尺、形式など）
- 納品する成果物（ファイル形式、媒体など）
- 納期またはスケジュール
- 報酬金額および支払い条件
- 著作権や使用許諾に関する取り決め
- 修正対応の範囲と回数
- 秘密保持に関する条項
明確で網羅的な契約書を作成することが、双方にとって安心してプロジェクトを進めるための基盤となります。
STEP2│電子署名リクエストの送信
契約書の内容が双方で最終確認・合意されましたら、次のステップとして、作成したドキュメント（またはそのPDF化されたファイル）を対象に、電子署名のリクエストをクライアント様へ送信します。
これは、Google Workspaceに備わる電子署名機能を使用して行います。システム上で、契約書に署名いただく方のメールアドレスを設定し、署名が必要な箇所（貴社名、ご担当者名、署名欄など）を指定します。
リクエストが送信されると、クライアント様のメールアドレスに、契約書をご確認・署名いただくための専用のセキュアなリンクを含む通知メールが届きます。このリンクからアクセスすることで、クライアント様は安全に契約書の内容を閲覧し、署名プロセスに進むことができます。
このステップにより、契約書は電子署名を行うための正式なプロセスに乗せられ、次のステップへの準備が整います。郵送の手間がなく、すぐにクライアント様の元へ契約書が届けられます。
STEP3│クライアント様による署名
STEP2でリクエストが送信されると、クライアント様には「【〇〇（弊社名）より】契約書へのご署名のお願い」といった件名のメールが届きます。
このメール本文にある【開く】をクリックしていただくと、対象の契約書がブラウザ上で開きます。
システムが署名が必要な箇所を分かりやすく案内しますので、内容を改めてご確認いただいた上で、指定された氏名や住所の欄にご入力いただきます。問題が無いことが確認できましたら、【右上の完了としてマーク】をクリックすることで締結ができます。
この手続きにあたり、クライアント様側で特別なソフトウェアをインストールしたり、Googleアカウントを新たに作成したりする必要はございません。
届いたリンクを開き、画面の案内に従って数ステップの直感的な操作を行っていただくだけで完了します。
オンライン上の安全な環境で、法的な効力を持つご署名がスムーズに行えます。
STEP4│契約締結・保管
クライアント様が必要事項の入力と電子署名を完了されると、その情報がシステムに連携され、契約書が正式に「契約締結」となります。
契約が締結された後、署名済みの契約書（通常はPDF形式）は自動的に確定され、署名を行った全ての当事者（貴社および弊社）に、締結完了の通知とともに送付されます。クライこの最終版の契約書には、双方の電子署名が付与されており、法的な証拠力を持つ文書となります。
また、締結済みの契約書は、弊社のGoogleドライブ内に安全に保管されます。クライアント様も、送付されたリンクからいつでも契約書の最終版にアクセスし、ダウンロードして社内で保管いただくことが可能です。
紙の契約書のように物理的なファイリングや保管場所を心配する必要がなくなり、必要な時にいつでもデータにアクセスできるため、管理の手間とコストを大幅に削減できます。
このステップをもって契約締結プロセスは完了し、安心して映像制作プロジェクトを本格的にスタートできます。
まとめ：信頼と効率性を両立できる電子契約
電子契約は、プロジェクトにおける契約プロセスを効率化するだけでなく、クライアントとの信頼関係を築く上でも有効な手段です。
迅速な対応、透明性の高い契約プロセス、そしてプロフェッショナルな印象は、クライアントからの信頼に繋がります。
ぜひ、電子契約を導入し、クライアントとのよりスムーズな連携を実現してください。